経理代行サービスの利用が初めての方へ

経理代行サービスの利用が初めての方へ

経理は会社の重要な機能であるため、もっと改善を図りたいとお考えの経営者は非常に多いと思います。

・もっと経理業務のスピードを上げることはできないか
・業務の正確さをより高めることはできないだろうか
・誰にでもできるような経理の仕組みを作ることはできないか

このような悩みを経営者からお伺いすることも多いのですが、これらを解決する方法は何も今いるの経理人材を教育することや新たに優秀な経理の人材を採用することだけではありません。
会計事務所の経理代行サービスを利用するという方法も悩みを解決する方法の一つです。

ここでは、経理代行サービスの利用が初めての方、経理をアウトソーシングするという考えをこれまでお持ちでなかった方へ、経理代行を利用するメリットと利用の流れを説明していきます。

経理代行導入の目的

突然ですが、「コア・コンピタンス経営」という言葉を聞いたことはありますか?
コア・コンピタンス経営とは、

・他社に真似できないような核(コア)となるような能力
・他社との競争上優位となる源泉

を極めて競争力を維持していくという経営手法であり、他社でもできることに経営資源を投入することは、競争優位に寄与しないという考え方です。

この経営手法を実践に落とし込むとき、他社でもできるノンコア業務についてはアウトソーシングを導入することで、コア業務に経営資源を集中させていくのですが、これを経理部門で考えた場合、ノンコア業務に関わっている経理の人材を経理部門のコア業務もしくは他のコア業務に携わらせるようにします。

では、経理部門において何がコア業務にあたって、何がノンコア業務となるのでしょうか。

未来の数字を作る業務はコア業務にあたる

・予算管理
・投資戦略/M&A戦略の策定
・管理会計/原価計算体系の設計

企業の将来設計に影響を与える業務については、自社で実施すべきコア業務にあたります。
これらを自社で行っていくノウハウは社内に蓄積され、他社との競争優位を作り出す源泉になり得ます。

過去の数字を取りまとめる業務はノンコア業務となる

・帳簿作成
・決算・税務処理
・請求書発行等の販売管理
・取引業者への支払い処理
・社員経費精算処理

会計や税法のルールに従って、過去の数字を処理していくような業務はノンコア業務となります。
これらについては会社の成長や他社との差別化に大きな影響を与える業務ではなく、アウトソーシングの導入も考えられます。

経理代行導入のメリット

では、経理代行を導入することによってどのようなメリットを享受できるのでしょうか。

経理人員にかかるコストの効率化
・経理部門の安定
・経理業務プロセスの改善

ここでは経理代行導入の主なメリットとしてこの3点について説明をしていきます。

経理人員にかかるコストの効率化

例えば、経理部門の人件費に1名分の予算しか割けない場合、どのような人材を採用すべきでしょうか?
経理業務の種類はその難易度別に以下の3つに分類できます。

① 単純な入力作業業務
② 簿記や会計等一定の知識が求められる業務
③高度な判断や専門知識が求められる業務

仮に高度な業務までこなせる人材を採用した場合、これら一連の業務をその人員のみでこなすことができます。しかし、能力が高い分、人件費も高い人材に対して、単純な入力作業をさせるのは非効率的で、業務量が増えてきた時に一人のキャパシティでは業務を回し切れなくなる可能性もあります。

一方、人件費は安い分、高度な会計知識まで持ち合わせていない人材を採用した場合、ある程度の知識で行える業務まではこなせても、より高度な部分の業務まではこなせず、この部分の業務が必要になる場合、外部の専門家に依頼せざるを得ないなど、結局二重でコストが発生してしまいます。

これを経理代行を導入した場合、会計事務所にはそれぞれの難易度ごとに業務をこなす人材が揃っているため、それぞれの人材が分担して一連の業務をこなすことができます。しかも、会計事務所に支払う報酬は依頼する業務量の分だけ済むため、経理1名分の人件費で十分に業務を回すことができます。

経理部門の安定

採用した経理がやっと一人前の仕事ができるようになったと思った途端、退職したいと告げられるといった話も少なくありません。
大企業であれば話は別ですが、経理部門の人数の限られる中小企業の場合、マニュアルの整備が十分でないことも多く、引継ぎに苦労し、経理部門のレベルを元に戻すのに多く時間を要してしまうケースも多いです。
せっかく育てた経理部門の人材が退職を希望する理由として多くあるのがこの2つです。

・仕事に慣れてくると業務内容がマンネリ化して飽きてきてしまう
・ルーティンワークが多く、高度な仕事をする機会が少ない

この問題を解決するためにも、経理代行の導入によってルーティンワークはアウトソースし、より高度な仕事、さらには会社の未来を作るような仕事をどんどん社員に任せていくべきでしょう。

経理業務プロセスの改善

経理業務のプロセスが改善されない原因として考えられるものとしてよく挙げられるのが、

・昔から使っているからという理由だけで、効率の悪い形式を使い続けている
・部門間の連携が悪く、重複する仕事を行ってしまっている
・システムを導入したけれど、うまく運用できず、結局別途資料を作成している

経理代行を導入する場合、実際に経理代行業務を実施する前に必ず現状の経理業務プロセスに対してヒアリングを行います。

そこで専門家から見て、非効率であったり、無駄なプロセスについては改善を行ってから業務を実施していくため、より効率的なかたちで経理業務が進めていくことができます。

経理代行導入の流れ

実際に経理代行を導入するにあたって、いくつかのステップがあります。

経営者または経理責任者がすべきこと

経理代行を導入していくにあたって、すぐに会計事務所との調整に入るのではなく、まず経営者または経理責任者自身が自社の現状を踏まえて、経理のどの機能をアウトソーシングすべきなのか決定する必要があります。
また、決定のステップとしては以下のことを考えるべきでしょう。

①今会社で起こっている事象の把握
②事象を解決するための方法を列挙
③それぞれの方法について、メリットとデメリットを比較検討
④検討の結果、方法としてアウトソーシングを選ぶものの決定

会計事務所との調整

上記のステップをもって、アウトソーシングすべき経理の機能を決定したら、会計事務所との調整に入ります。

前述の通り、会計事務所は実際に経理代行業務に入る前に必ず現状の経理業務プロセスについてヒアリングを行い、非効率的な業務プロセスを洗い出します。そのプロセスについて改善・再構築を行った上で経理代行業務を実施していきます。

また、アウトソーシングする機能についても、どこまでの範囲を自社で行い、どこから委託するのかを会計事務所との間で調整し、その決定と実際の導入期限についてもここで決めることになります。

社内体制の整備

経理代行の導入をスムーズに進めていくためにも社内へ事前周知を行い、協力を仰ぐことは不可欠です。

退職した社員分をそのままアウトソーシングする場合を除いて、現在の経理担当者の役割は変化します。なので、ここで経理代行導入後の経理担当者の役割を明確にし、指示命令系統などの管理体制についてもキチンと確認しておくことが必要になります。

また、経理担当者と会計事務所との連携についても実際に引継ぎを行う前に確認を行っておくべき事項になります。

ここまで一連の導入ステップを終えると実際に経理代行の実施に移っていきますが、導入後もより良い業務の提供を行っていくために随時見直しを行っていきます。

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